E-mailloze vrijdag…?!

Op 28 november (2008) was het “e-mailloze vrijdag”. De naam zegt het zelf: de organisatoren wilden ons een dagje ontlasten van e-mails. Dergelijke initiatieven kennen steeds hevige aanhangers en stevige tegenstanders. Wijzelf behoren tot die tweede groep. Waarom? “Want hoeveel tijd verspelen we niet iedere dag weer met heen en weer mailen, mijnheer!? En al die stress, je beantoordt een e-mail en meteen staan er daar al twee of drie nieuwe, vette mails te blinken in de overvolle inbox!?” En wij zijn tegen e-mailloze dagen? Yep… Niet het communicatiemiddel maar wel de gebruikers gaan in de fout!

Tot voor kort was het “in” om gewichtig te doen over het aantal e-mails dat je dagelijks moest verorberen. Het stond “chique” 24 uur op 24 bereikbaar te zijn. En je was een “popie jopie” als je opvallend korte replieken terugzond, in het genre van “ontw ok, gvd, mt dnk, k” (“Ontwerp is oké, goed voor druk. Met dank, Koen”).
Maar het tij keert langzaam. E-mail is nog niet eens bij iedereen doorgedrongen, laat staan bij alle bedrijven op een efficiënte wijze gebruikt. En toch komt het medium steeds vaker negatief in het nieuws. Nog heel even en de hongersnood in Somalië is ook de schuld van ‘e-mail’…

Onterecht en jammer, vinden wij. We breken hierbij graag een lans voor het zwarte schaap ‘e-mail’.

Essentieel is het correct gebruik ervan! Toon Hermans zei ooit over het toen nog gloednieuwe medium televisie: “Het is een instrument, je moet ermee leren omgaan. Je kan een beetje kijken, maar je moet niet de hele dag voor dat ding zitten.” Dat geldt ook voor e-mail. E-mail veroorzaakt geen stress, wel de manier waarop u ermee omgaat!
Vergelijken we e-mail met andere communicatiemiddelen? Bijvoorbeeld met de telefoon?
U belt mij: gerinkel. Ik neem niet op want ik ben bezig met het schrijven van een tekst die dringend richting klant moet. U belt mij opnieuw: opnieuw gerinkel. Tweemaal ben ik uit m’n concentratie gesleurd. U beslist dan maar een boodschap achter te laten op het antwoordapparaat. Tien minuten later belt Mevrouw Mailbox me terug, met uw boodschap: opnieuw gerinkel. Wat dan volgt is pure chantage: neem ik nu niet op, dan zal Mevrouw Mailbox mij ongenadig – sadisme is haar niet vreemd – ieder volgend uur opnieuw ‘oprinkelen’
Ik moet dus uw boodschap beluisteren, geen keuze, in tegenstelling tot e-mail. Oeps foutje, ik heb wel een keuze: ofwel de inhoud van uw ‘voice mail’ onthouden, uw ‘voice mail’ bewaren op m’n G.S.M.-toestel, ofwel de inhoud ervan ergens op een blaadje papier neerkrabbelen, om u dan uiteindelijk toch terug te bellen.
“Ach, als telefoon u zo erg stoort, schakel hem dan uit!” Klopt. Maar waarom doet u dat dan ook niet in het geval van e-mail? Schakel uw e-mailprogramma even uit! Wat geldt voor het ene medium is ook van toepassing voor het andere!

Toch verscheen onlangs het zoveelste artikel dat het gemunt heeft op de elektronische post: “E-mail werkt als een gokmachine” in De Tijd (28-11-08).
– Het eerste wat de redacteur aanhaalt is de zogenaamde ‘Informatie overload’: een veelvoud aan e-mails waarvan de meerderheid vaak nutteloos blijkt te zijn. Pardon?
Heeft u die informatie ‘overload’ niet bij andere media? TV? Radio? En laat ons de belangrijkste niet vergeten… in uw kranten?! Lees uw krant kritisch en u merkt hoeveel bizarre, triviale info uw dagblad schaamteloos bevuilt en uw bladspiegel er niet makkelijker op maakt.

– Ten tweede legt e-mail beslag op de planning van onze werkdag, aldus de redacteur. Om dit argument te staven, haalt men er enkele internationale onderzoekers bij. Ontkennen wij dit? Neen, ook wij zijn ervan overtuigd dat mensen verslaafd kunnen zijn, bewust of onbewust, aan e-mailen, net zoals ze ook verhangen raken aan vergaderen, telefoneren of TV-kijken. De schuld van die media? Volgens ons niet. Telkens gaat de gebruiker van het betreffende communicatiemiddel in de fout, discipline moet er zijn. Check bijvoorbeeld slechts driemaal per dag uw e-mail, dat is ruim voldoende.

Maar E-mailons e-mailprogramma uitschakelen is in veel situaties niet (meer) mogelijk. Hoeveel mensen beschouwen hun ‘inbox’ niet als een soort ‘to do’-lijstje? Indien goed georganiseerd, wordt het programma waarin we onze e-mails verzenden en ontvangen (Outlook, Lotus Notes,…) gebruikt als een kast, opgebouwd uit tientallen submappen met daarin alle vereiste info voor onze werkdag. Dus wanneer we e-mail evalueren, moeten we ook rekening houden met de praktische werkorganisatie op kantoor of thuis.

Elk communicatiemiddel vereist ook beleefdheid van de gebruikers. Vaak verwacht de beller of de afzender meteen reactie. Krijgt hij/zij dat niet, miserie! Ook dat is niet de schuld van e-mail maar van de mens. In het verkeer, bij de bakker, in de kerk of bij het met elkaar communiceren; we hebben geen geduld en zeker geen tijd. Daarover lezen we niets in dat zogenaamd allesomvattende rapport over ‘e-mail’, in De Standaard… Het snel in de schoenen schuiven van het e-mailende gedeelte van de bevolking vinden wij naar populisme en gratuite kritiek overhellen!! 

– Over beleefdheid gesproken, als derde argument haalt De Standaard aan dat e-mail ons associaal maakt; we kennen onze collega’s niet meer, er is weinig of geen rechtstreeks contact meer. Dat klopt. En opnieuw verwijzen we naar onze eerdere stelling dat je best alles met mate doet. Mail je jezelf toch onvermijdelijk te pletter, zorg dan voor voldoende ‘tegengif’ in je andere activiteiten. Bijvoorbeeld: kom in je vrije tijd veel onder de mensen, zorg voor een aangenaam actief & sociaal leven, naast je werk.
Die stelling is trouwens hypocriet! Men kent tegenwoordig z’n eigen buren zelfs niet meer, is dat ook de schuld van e-mail misschien?!?

Wilt u meer weten over zij die het op e-mail gemunt hebben? Surf dan naar deze links:
http://www.standaard.be/Artikel/Detail.aspx?artikelId=TS23C4IH&kanaalid=169
http://www.emaillozevrijdag.be/email10geboden.html

Onze conclusie? Het getuigt van een enge visie mochten we e-mail beschouwen als een ‘persoon’, een levend iets, wat ons tegenhoudt ons normaal werk op een degelijke manier tijdig gedaan te krijgen. Laat ons eerst in eigen boezem kijken alvorens de rekening van e-mail te maken! Zoals in dit blogbericht aangetoond, heeft het te maken met ‘discipline’, ‘organisatie’,  ‘sociale vaardigheden’ & ‘emotionele intelligentie’. Trouwens, al eens stilgestaan hoezeer het ons zakendoen ook positief heeft beïnvloed? Het is een communicatiemiddel, minder opdringerig en meer overzichtelijk dan een telefoon(gesprek), sneller dan een brief en meer bijkomende mogelijkheden dan diezelfde brief, zoals mensen in CC plaatsen, bijlagen bijvoegen,… E-mail is dus enkel een weerspiegeling van haar gebruikers, een spiegel van de maatschappij. Bent u het niet eens met e-mail? Dan bent u het niet eens met bepaalde tendensen in onze maatschappij. Doe er dan wat aan, samen met ons! Niet zonder reden geven wij bij BackBone media vaak infosessies over een optimale, interne organisatie op kantoor.

Voor een keer zijn we het volledig eens met enkele ‘corporate’ firma’s, zoals Microsoft BeLux en hun directeur Dhr. Vandervoort die het als volgt samenvat: “We moeten ons e-mailgedrag veranderen. We moeten niet stoppen met e-mailen, wel slimmer communiceren.” Bingo! Ja tuurlijk, het komt uit de mond van iemand die baat heeft bij software en bij e-mailen. Maar het blijft een waarheid als een koe!

U deelt onze mening of u schudt geïrriteerd met uw hoofd bij het lezen van dit blogbericht? Laat het ons weten, niet per e-mail of telefoon, maar via de voorziene ‘reactie’-knop onderaan ieder blogbericht.

Tags: , , , , , ,

Eén reactie to “E-mailloze vrijdag…?!”

  1. Gilberte Vets Says:

    Schitterend verwoord, onderhoudend, klopt als een bus!
    Als de lezer en vooral de gebruiker hier nu rekening mee houdt, dan zullen e-mailloze dagen niet meer nodig zijn.
    Wat doen we onszelf toch niet allemaal aan…
    Lang leve de verstandige, gedisciplineerde e-mailgebruiker!

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s


%d bloggers op de volgende wijze: